Schoonmaak is één van de belangrijkste diensten binnen het facilitaire werkveld. Maar ook vaak nog steeds de meest onzichtbare. Hier zijn opdrachtgevers en schoonmaakdienstverleners het vaak over eens. In mijn rol als schoonmaakadviseur vraag ik opdrachtgevers regelmatig naar wat de impact is wanneer er geen of geen juiste schoonmaakdienstverlening is en dan wordt de waarde van schoonmaak nog zichtbaarder. Maar hoe ga je als opdrachtgever om met de uitdaging om binnen de financiële kaders, een gezond schoonmaakcontract af te sluiten welke aansluit bij de behoefte of verwachtingen van medewerkers en bezoekers op een variatie aan locaties?
Bij een nieuw af te sluiten schoonmaakcontract is het van belang dat de puzzel aan wensen, eisen, verwachtingen en budget goed gelegd wordt. Dit geldt overigens ook voor een lopend contract welke aan verandering onderhevig is. Hiervoor wordt vaak een beroep gedaan op de expertise van het facilitaire team, inkoopmanagement en de schoonmaakpartner(s). Het komt regelmatig voor dat de benodigde expertise, bijvoorbeeld voor het opstellen van een voorcalculatie, binnen de eigen organisatie er niet is of dat er simpelweg onvoldoende capaciteit beschikbaar is om de behoefte te concretiseren en te komen tot een sterke uitvraag. Op deze momenten kan een onafhankelijke adviseur van toegevoegde waarde zijn.
Waar zit de uitdaging in het proces: over het eindresultaat van schoonmaak zijn alle partijen het vaak snel eens: een schone, hygiënische en prettige verblijfsomgeving. De belangen om dit eindresultaat te realiseren kunnen wel degelijk verschillen. Om geen onduidelijkheid te laten ontstaan over wat wordt ingekocht of om te voorkomen dat er tijdens het contract alsnog situaties ontstaan die tot onduidelijkheid of zelfs onenigheid kunnen leiden, maakt een zorgvuldig visie- & inkoopproces het verschil. Dit vraagt om:
- Duidelijke uitgangspunten zodat verwachtingen realistisch zijn en vervuld kunnen worden
- Betrokkenheid van de huidige schoonmaakpartner, zij zijn immers de expert en hebben ervaring met de specifieke uitdagingen van de opdracht
- Een realistische begroting die matcht met de verwachtingen die vervuld moeten gaan worden en de mogelijkheid voor de schoonmaakdienstverlener om geld te verdienen aan de opdracht
- Transparantie en inzicht in de aanbieding van het schoonmaakbedrijf, zodat beide partijen ook tijdens het contract kunnen bepalen dat het beschikbare geld goed wordt besteed
- Commitment van alle betrokken partijen om samen het eindresultaat te realiseren. Niet alleen bij de start van het contract, maar vooral ook tijdens het contract.
Allemaal heel logische en realistische aspecten, toch? En zo zijn er nog veel meer te noemen. Maar voor al deze aspecten geldt dat de beelden over hoe dit te realiseren (ver) uiteen kunnen liggen. Dat is niet gek, want een opdrachtgever is niet altijd intensief bezig met schoonmaakdienstverlening en een nieuw contract wordt (gelukkig) niet jaarlijks afgesloten. Daar komt bij, de schoonmaakbranche staat niet stil; er zijn sterke ontwikkelingen in (loon-)kosten, uitdagingen door arbeidskrapte en uitdagende duurzaamheidseisen. Een opdrachtgever weet hier van, maar kan de impact van deze ontwikkelingen niet altijd vooraf volledig overzien. Voor een schoonmaakadviseur is het inkopen van en adviseren over schoonmaakdienstverlening dagelijks werk. Deze is dan ook op de hoogte van sectorspecifieke kennis, wet- & regelgeving en marktontwikkelingen. Het inzetten van deze kennis resulteert in een gezond contract. En dat is goed voor opdrachtgever én dienstverlener.
