Schoonmaak in de zorg heeft sinds vorig jaar te maken met een btw-verhoging voor niet-woongedeeltes. Dat betekent dat schoonmaakkosten nauwkeurig moeten wordt uitgesplitst. Stef den Boer, Facility consultant bij CONTRAST: ‘Ik zie dat dit bij veel zorgorganisaties een hoofdpijndossier is. Want welk tarief geldt voor welke ruimte en hoe verwerk je dit administratief? Samen met het team van GRIP Facility hebben we Patyna op weg geholpen, waardoor er weer regie is op dit onderdeel van het contractbeheer.’
Patyna is een ouderenzorgorganisatie met meerdere locaties in Friesland. Op elke locatie is aandacht voor een schone en veilige leefomgeving als randvoorwaarde voor goede zorg. Tot nu toe beheerde Patyna haar facilitaire contracten, waaronder schoonmaakcalculaties, in Excel. Daarbij werden wijzigingen handmatig doorgevoerd, wat niet efficiënt en foutgevoelig is. De btw-verhoging gaf urgentie aan een andere vorm van contractbeheer.
Hybride ruimtes
De grootste uitdaging zit in de hybride ruimtes; dat zijn de ruimtes waar zowel wordt gewoond als gewerkt. Stef den Boer: ‘Patyna is samen met CONTRAST en een fiscalist gaan werken aan een verdeelsleutel voor alle hybride ruimtes. Tegelijk kwam GRIP Facility met een nieuwe functionaliteit in de module Financieel Beheer. Daar zagen we kansen in! We hebben Schoonmaakpartner NIVO betrokken bij de inrichting van de module, zodat ook zij er goed mee kunnen werken. Nu staan alle schoonmaakcalculaties op één online platform, waar opdrachtgever en dienstverlener beiden bij kunnen.’
Snel, makkelijk en correct
Jörgen Keijl, contractmanager Facilitair bij Patyna, is blij met het resultaat. ‘Mutaties in onze panden kunnen we nu snel en makkelijk verwerken. Elke hybride ruimte hebben we een passende btw-verdeling gegeven. Datzelfde geldt voor diensten als glasbewassing en vloeronderhoud. De tarieven per ruimte zijn altijd kloppend. Er gaat dus geen tijd verloren aan handmatige verrekeningen. We weten nu gewoon altijd waar we aan toe zijn. Dat geldt ook voor de dienstlener. Zij zijn er minstens zo blij mee als wij.’
Wil je net als Patyna de zorg-btw goed geregeld hebben en grip houden op je facilitaire contracten? Bekijk hier wat de module Financieel Beheer van GRIP voor jouw organisatie kan doen. Of neem contact op met Stef den Boer via stef@contrastcompany.nl.
