CONTRAST Facility + Hospitality organiseerde op 20 november haar jaarlijkse branchedag voor bestuurders en managers in de bedrijfshoreca. Het thema Essentie versus Efficiëntie leidde tot pittige gesprekken tussen de 20 deelnemende bedrijfshorecabedrijven. Want hoe blijf je gastvrij ondernemen in een tijd waarin de nadruk ligt op slimmer werken, minder verspilling en meer grip op marges?
Een van de gespreksonderwerpen was de ‘juridificering’ (vaak ook ‘verjuridisering’ genoemd) van de relatie tussen ondernemers in de bedrijfshoreca en hun opdrachtgevers. Marielle Hintzen, hospitality consultant bij CONTRAST: ‘Wij zien dit onder meer terug in de forse toename van het aantal vragen van ondernemers aan potentiële opdrachtgevers over het conceptcontract en algemene voorwaarden. Dat is begrijpelijk, maar ook zorgelijk als het het gesprek over de bedoeling wegdrukt.’
Geen juridisch getouwtrek meer
Digna de Bruin van De Rechtsmakers vertelt de deelnemers aan de branchedag hoe je afspraken kunt maken zonder juridisch getouwtrek. ‘Veel klassieke contracten bestaan vooral uit juridische geboden en verboden, terwijl het in de kern zou moeten gaan over hoe je met elkaar samenwerkt. ’Ruim tien jaar geleden ben ik daarom in Nederland gestart met transformatief contracteren. Hierbij zet je de inhoud en wat je samen wil bereiken centraal, met heldere taal, levende afspraken en kort cyclisch sturen op wat werkt. Met vertrouwen en duidelijke spelregels.’
Minder woorden, meer co-creatie
De Rechtmakersaanpak kent drie niveaus: (1) herschrijf het contract in heldere en begrijpelijke taal (2) vat de essentie in minder woorden, focus op de intentie en maak die expliciet, besteed aandacht aan beslisafspraken en (3) in co-creatie komen tot een oplossingsgerichte overeenkomst, meestal met meerdere partijen in een complexe omgeving waar een transformatie nodig is. Met afspraken die meebewegen en conflicten vroegtijdig en gezond adresseren. Digna: ‘Daarbij gaat het niet meer om wie het fout doet en gaat betalen. Maar om samen verantwoordelijkheid te nemen voor wat passend en rendabel is en de juiste balans weerspiegelt (win-win-win).’ De deelnemers aan de branchedag zijn positief verrast. Dennis den Otter, directeur-eigenaar van EET BELEEF: ‘Een contract zou je inderdaad moeten baseren op vertrouwen in plaats van op risico’s. Daarvoor is het wel belangrijk dat je elkaar eerst leert kennen. Je zou bijvoorbeeld na een half jaar het contract kunnen aanvullen met wat beide partijen als belangrijk hebben ontdekt in de samenwerking.’
Routeplanner voor samenwerking
Jacob Jan Bos, directeur Business Horeca bij Hutten, sluit hierbij aan. ‘Ik zou zeggen: leg een beperkt aantal randvoorwaarden vast, start vervolgens met een open houding en wees bereid om zaken aan te passen en aan te vullen omdat de behoefte aan verandering onderhevig is gedurende de looptijd van de samenwerking.’ Bernd Beekman, manager operations bij FHC Formulebeheer: ‘Het zou mooi zijn als het contract niet in de la belandt, maar als het een routeplanner voor de samenwerking wordt, dus op de toekomst gericht.’ Stijn Rutten, commercieel manager bij Compass Group: ‘Voor mij begint de verandering al met het woord ‘contract’. Als we kiezen voor ‘samenwerkingsovereenkomst’ dan is het al veel meer gezamenlijk.’ Marielle Hintzen rondt het onderwerp af. ‘Ik merk dat de branche open staat voor duurzaam contracteren. Wij gaan binnenkort dan ook de eerste transformatieve samenwerking begeleiden. Daarbij gaan we terug naar de essentie, namelijk aantrekkelijke dienstverlening voor gasten. Dat betekent een eerlijke beloning voor de ondernemer en eventueel een bijdrage van de opdrachtgever voor bijvoorbeeld vitaliteit of duurzaamheid.’
Standaardisatie van menu’s?!
Aan de hand van stellingen gaan de deelnemers verder met elkaar in gesprek. De eerste stelling is: standaardisatie van menu’s is de kern van bedrijfshoreca. Iedereen is het oneens met deze stelling. De deelnemers benadrukken dat het in de bedrijfshoreca gaat om een tevreden gast. Alleen door te luisteren naar behoeften en daarop in te spelen met je aanbod kun je dat bereiken. Natuurlijk moet er ook efficiënt worden gewerkt, maar dat is meer een randvoorwaarde. Collin Schoonens, managing director bij Lokaal.nl, nuanceert dit: ‘De balans is ook afhankelijk van de omvang van je onderneming; als je groter bent en bijvoorbeeld landelijk opereert, ontkom je vaak niet aan te standaardiseren, ook met het oog op het borgen van kwaliteit en veiligheid.’ Rijnie Trip, directeur Van Lier Catering, herkent dit. ‘Als je de voordelen van standaardisatie kunt doorvertalen naar de gast, dan is daar niets mis mee. Ik denk bijvoorbeeld aan het inspireren van bedrijfshorecamedewerkers met succesvolle menu’s en recepten.’
Zoek de balans
Een aantal deelnemers geeft aan dat het niet altijd lukt om de tevredenheid van de gast voorop te stellen, gewoonweg vanwege het feit dat opdrachtgevers niet bereid zijn hiervoor te betalen. Linda Kroeze, hospitality consultant bij CONTRAST, laat een ander geluid horen. ‘Wij zien dat bij organisaties steeds meer bereidheid groeit om bij te dragen aan een aantrekkelijk bedrijfshorecaconcept. Bijvoorbeeld als een organisatie zijn medewerkers wil ontzorgen en daarom een hoogwaardige warme maaltijd wil aanbieden. Of als een organisatie zijn medewerkers wil verbinden en daarom eten en drinken onderdeel maakt van het community-programma. Mijn conclusie is dan ook dat essentie aan de voorkant en efficiëntie aan de achterkant vragen om balans. Te veel sturen op KPI’s die over efficiëntie gaan, betekent vaak minder aandacht voor de essentie, terwijl het de kunst is om efficiënt werken te verwaarden in voordelen voor de gast. Die balans wens ik ondernemers en opdrachtgevers toe.’
Aan de branchedag van CONTRAST hebben deelgenomen:
ISS Facility Services, Eet-Beleef, Smaak Bedrijfscatering, Lokaal.nl, Compass Group, Leo Catering, Van Lier Catering, Cirfood, Stapfoods, Albron, Vitam, Hutten, PDX Services, Appèl, We Canteen, Join Program, BaxterStorey, Cater Concept, FHC Formulebeheer
