In de ‘gouden driehoek’ gaat het om design, werkplekconcept en hospitality. Samen vormen deze drie elementen een krachtige basis voor het transformeren van de werkomgeving. Nick Lettink (YNNO), Mark Halbmeijer (Apto Architects) en Anna Casemier (CONTRAST) vertellen hoe de juiste combinatie van deze elementen kan bijdragen aan meer verbinding, betrokkenheid en productiviteit. Dat is precies de uitdaging waar organisaties vandaag de dag mee te maken hebben. Laat je inspireren!
Wat maakt dat jullie de ‘gouden driehoek’ onder de aandacht hebben gebracht tijdens de WorkPlace Xperience?
Casemier: “Wij zien dat veel organisaties worstelen met het vraagstuk hoe je mensen regelmatig naar kantoor krijgt en – nog belangrijker – beter in verbinding met elkaar brengt. Het kantoor is immers meer dan een plek waar je je laptop openklapt. Het is ook en vooral de plek waar je collega’s ontmoet, samenwerkt en je onderdeel voelt van je team en de organisatie.” Lettink: “Als je kijkt wat daarvoor nodig is, kom je uit bij verschillende disciplines, waaronder faciliteiten, services en hospitality. Tegelijk is ook aandacht voor de organisatiecultuur en beleid belangrijk. Je kunt een prachtig kantoor ontwerpen en de beste koffie schenken, maar als er geen oog is voor ontmoeting en samenwerking dan zet dat geen zoden aan de dijk. Tijdens de WorkPlace Xperience hebben we het gesprek hierover met professionals uit verschillende disciplines gevoerd en ervaringen uitgewisseld.”
Op welk moment wordt de gouden driehoek relevant?
Halbmeijer: “De gouden driehoek is vanaf het begin relevant. Ik hoor in de praktijk dan ook steeds vaker dat we de driehoek zo snel mogelijk aan tafel moeten krijgen. Zeker bij complexere vraagstukken als een transformatie van bestaande gebouwen. Dan heb je vaak te maken met technische en ruimtelijke beperkingen en is het de vraag hoe je toch een omgeving kunt creëren waar mensen graag komen om elkaar te ontmoeten en optimaal samen te werken. Een duidelijk beeld van de doelstellingen voor de werkomgeving, hospitality en services geeft inzicht in de prioriteiten voor de eerste ontwerprichting.”
Welke factoren uit de gouden driehoek dragen het meest bij aan de optimale werkomgeving?
Halbmeijer: “Daar kun je geen eenduidig antwoord op geven. Het gaat vooral om de balans die voor elke organisatie anders is. In de optimale werkomgeving is ruimte voor geconcentreerd individueel werken én ruimte voor ontmoeting en samenwerking.” Lettink: “Werk vindt plaats op verschillende plekken en momenten, waardoor de gezamenlijke aanwezigheid versnipperd is. De uitdaging is om hierin het juiste evenwicht te vinden en hierover afspraken te maken. Naast de menselijke kant is ook een omgeving die past bij het werk een belangrijke randvoorwaarde. En naast onderzoek is het ook een kwestie van gevoel dat bij medewerkers leeft: hoe beleven mensen hun werkomgeving? Als een plek waar ze hun taken en werkzaamheden uitvoeren of ook als een plek waar je verhalen deelt met het oog op wat je met elkaar wilt bereiken? Als dat laatste niet het geval is, dan is het logisch dat teams elkaar vooral digitaal of buiten de werkomgeving spreken.”
Welke rol spelen generaties en profielen in de gouden driehoek?
Casemier: “In de werkomgeving komen inderdaad verschillende werelden samen. Daarbij gaat het niet alleen om verschillende generaties; ook binnen generaties zien we verschillen in behoeften en drijfveren. De één zoekt vooral dynamiek en ontmoeting, terwijl de ander behoefte heeft aan rust en concentratie. Dat maakt het complex om een werkomgeving te ontwikkelen die voor iedereen werkt. In de praktijk zie ik dat in organisaties steeds meer communities ontstaan. Dat zijn groepen die dezelfde interesse delen of aan dezelfde doelen werken. Deze communities hebben heel verschillende behoeften als het gaat om ruimte en services. De kunst is om hier goed op in te spelen door mee te bewegen met wat een community op welk moment nodig heeft.” Lettink: “Daarbij kunnen duidelijke kaders helpen. Als je iedereen volledig vrijlaat, maakt iedereen zijn eigen keuze over waar en hoe hij werkt. Door als organisatie richting te geven aan hoe je wilt dat de werkomgeving wordt gebruikt, kun je community-vorming en samenwerking stimuleren.”
Hoe zorg je dat de werkomgeving daadwerkelijk aansluit bij hoe mensen werken?
Lettink: “Een belangrijke voorwaarde is dat je als organisatie een duidelijke visie hebt op je manier van werken: wat vind je belangrijk, hoe wil je samenwerken? Daarnaast is het zaak dat je begrijpt hoe mensen in de dagelijkse praktijk werken en wat zij nodig hebben om dat goed te kunnen doen. Daarvoor zijn data én kwalitatieve input zoals observaties en gesprekken met medewerkers belangrijk. Pas als je deze twee combineert, weet je wat daadwerkelijk gaat werken.” Halbmeijer: “Design kan mensen enthousiasmeren en gedrag ondersteunen, maar het moet wel aansluiten bij de organisatiecultuur en eigen voelen. Daarom hameren we erop om als eerste stap te kijken naar wie je bent als organisatie: wat is je identiteit, waarom ben je er, hoe werk je samen en wat vind je daarin belangrijk?” Casemier: “Ik vraag bijvoorbeeld altijd welke tradities een organisatie heeft. Zo organiseert een van mijn opdrachtgevers tijdens de vrijdagmiddagborrel altijd een karaoke. In de nieuwe werkomgeving was het daarom belangrijk om hiervoor ruimte te creëren. Dit lijkt misschien een klein detail, maar juist deze details zijn dragers van de organisatiecultuur en moeten dus terug te vinden zijn in het ontwerp.”
Welke rol speelt hospitality in de gouden driehoek?
Casemier: “Hospitality gaat over meer dan goede koffie en een gastvrije ontvangst. Dat is belangrijk, maar het gaat uiteindelijk om de totale beleving. Hoe wil je dat mensen de omgeving ervaren? Dit vraagt om een heldere visie. Als jouw visie op hospitality bijvoorbeeld gedragen wordt door de waarden persoonlijk en dichtbij, dan zorg je ervoor dat de front office altijd bemensd is. Met een digitale check-in sla je de plank dan volledig mis.”
Wat is jullie afsluitend advies?
Lettink: “Mijn advies? Wees niet bang om keuzes te maken. Juist bij het ontwikkelen van een werkconcept, kan lef je helpen om verder te komen. Data kunnen daarbij helpen en worden steeds belangrijker. Nog belangrijker is het om in gesprek te gaan met de gebruikers en hen de juiste vragen te stellen.” Halbmeijer: “Gebruik ook de ambities van je organisatie als kader om keuzes te toetsen en waar nodig bij te sturen. Zo voorkom je dat het concept op papier goed klinkt, maar in de praktijk niet werkt.” Casemier: “Het allerbelangrijkste is dat je je wilt verdiepen in de mensen voor wie je het doet. Wat hebben zij nodig om hun werk nog beter en met nog meer plezier te kunnen doen? Op basis hiervan is het zaak om elkaar binnen de gouden driehoek op te zoeken en aan te vullen vanuit het streven naar een werkomgeving die echt meerwaarde heeft. Niet omdat het kantoor er mooi uitziet en de koffie lekker smaakt, maar omdat de werkomgeving bijdraagt aan meer verbinding, betrokkenheid en productiviteit. Dat is waar het uiteindelijk om gaat.”
