Werkomgevingen waarin werknemers zich gelukkig, productief en creatief voelen, zijn om overduidelijke redenen het najagen waard. Ondanks dat mensen vaker thuis of op een flexplek werken, blijven ze behoefte hebben aan ontmoeten en verbinding met collega’s. Medewerkers hechten waarde aan persoonlijk contact, maar dan wel in een inspirerende omgeving. Factoren als interieur, lucht, licht en temperatuur hebben inpakt op de mate van tevredenheid van de gebruiker. Maar hoe realiseer je een schone Happy Workplace?! Margriet van Dijken, Facility consultant en partner bij CONTRAST neemt je mee van visie tot realisatie.
Margriet: ‘Vertrekpunt bij onze adviesbespreking over schoonmaakdienstverlening is de visie en ambitie van de organisatie: waar wil je als organisatie naar toe en op welke wijze wil je dit bereiken? En welke werkplek en services horen hierbij maar ook op welke wijze wil je contractmanagement inrichten.’
Iedere organisatie kiest hiervoor een eigen manier en route om haar doelen te bereiken. Zo ook welke partners in deze route toegevoegde waarde geven en de wijze waarop de samenwerking gaat werken. Welk DNA en welke contractvorm passen hierbij rekening houdend met de context waarbinnen samengewerkt wordt. Vragen en antwoorden die relevant zijn voor de opstart van het proces matchmaking en uiteindelijk de realisatie van een schone Happy Workplace.
Matchmaking
Als duidelijk is wat bereikt moet worden met de schoonmaakdienstverlening en welke uitvoeringsvorm het beste past, kan het proces matchmaking starten. Dit gebeurt veelal door middel van een tender of wanneer verplicht, een (Europese) aanbesteding.
Ondanks dat in deze tijden ontwikkelingen snel op elkaar volgen en de toekomst op diverse punten onzeker kan zijn, is CONTRAST voorstander van langdurige samenwerkingen tussen opdrachtgever en samenwerkingspartner. Denk hierbij gerust aan vijf tot acht jaar. Een langdurig contract houdt niet in dat er geen dynamiek mogelijk is. Juist door te werken met een duidelijk gezamenlijk plan en een roadmap die jaarlijks geüpdate wordt, blijft een samenwerking in ontwikkeling. Een langdurige samenwerking geeft aan beide partijen rust en ruimte om te investeren in schoonmaakmedewerkers en benodigde tools maar ook in elkaar.
De partnerkeuze komt tot stand door ambities, context en huidige en gewenste situatie heel duidelijk te omschrijven. Een marktoriëntatie kan meer beeld geven bij de mogelijkheden en innovaties die de markt biedt en hoever de markt is op bepaalde thema’s. Met de input uit de oriëntatie kunnen wensen en eisen aangescherpt worden. De huidige situatie is zeer bepalend voor de uitdaging die de samenwerking moet overbruggen. De uitdaging bepaalt ook welke expertise de situatie nodig heeft en welke fasen op de routekaart komen.
Contractoverwegingen
Klanten willen een flexibel contract maar welke flexibiliteit is precies gewenst? Betreft het de dagelijkse flexibele opstelling met betrekking tot de uitvoering van werkzaamheden binnen de beschikbare tijd of flexibiliteit in het aanpassend vermogen van op- en afschalen van omvang en aard van werkzaamheden?
Margriet: ‘Ten aanzien van gunningcriteria worden we nog steeds bevestigd in de keuze om kwaliteit sterk te laten prevaleren boven prijs. Een bij de klant passend budget meegeven en naar aanpak en kwaliteit te vragen vinden we nog altijd een goede benadering. Waar we graag met de klant bij stilstaan voordat er een nieuw contract wordt afgesloten zijn de kosten die de samenwerking en het contract met zich meebrengen. Is er meer of minder budget nodig. Wie houdt het contract na gunning actueel, met welke tools en op welk niveau. Maar ook een reservering voor het contractmonitorprogramma. Waar klanten vaak niet bij stilstaan zijn de consequenties van de overname regeling, art 38 van de schoonmaak cao. Dit mag geen onaangename financiële verrassing zijn na gunning.’
Stimulerende KPI zijn nodig om energie in de samenwerking te behouden. Een onderdeel van het jaarlijkse plan is naast de roadmap ook een contractmonitorprogramma. Dit programma bestaat uit uiteenlopende audits en metingen waarmee data gegenereerd wordt voor verbetering. Organisaties beschikken vaak over meer bruikbare gebruikersdata dan gedacht. Data vanuit sensoring, toegangsbeheer of slimme dispensers: inzichten waarmee de dienstverlener haar planning en aanpak kan optimaliseren. Naast de objectief meetbare KPI zien wij ook nog steeds de waarde van meer subjectieve KPI. Denk hierbij aan reflectie op de samenwerking, op effectiviteit en op de ‘reis’ om samen de ambitie van de organisatie te realiseren. Passend bij strategische partnerschappen.