Skip to main content

Contractmanagement wordt steeds belangrijker in de schoonmaakbranche. Voorafgaand aan een samenwerking zijn zowel opdrachtgever als schoonmaakdienstverlener scherp op wat er in het contract staat, maar gaandeweg verliezen beide partijen vaak de focus op wat bij vorming van het contract zo belangrijk was. Matthijs Bergers, Facility consultant bij CONTRAST, deelt concrete tips om  contractmanagement goed uit te voeren en om zo het maximale uit een samenwerking te halen.

Een belangrijke basis voor contractmanagement wordt natuurlijk al gelegd in het contract. Deze basis vormt zich in de strategische overwegingen voorafgaand aan de aanbesteding: 

  • Welke doelen moeten bereikt worden met het contract?  
  • Welk contractmanagement is effectief en staat in verhouding met de inspanningen die nodig zijn? 
  • Welke digitale tools worden hiervoor gebruikt? 
  • Wie voert het uit en op welke wijze? 

Voor het monitoren of doelen gehaald worden is aandacht voor de uitvoering en voor  contractmanagement nodig zowel van de opdrachtgever als schoonmaakdienstverlener. 

Als contractverantwoordelijke heb je een gereedschapskist met tools welke je kunt inzetten in de uitvoering van het contractmanagement. Afhankelijk van de complexiteit van de samenwerking (op basis van het contracttype en bedrijfsspecifieke factoren), heb je wellicht zwaarder of minder zwaar gereedschap nodig om de werkzaamheden uit te kunnen voeren.  

Monitoring kwaliteit
Schoonmaakovereenkomsten sturen veelal op output: de dienstverlener is de expert om te bepalen hoe de werkzaamheden worden ingericht qua handelingen, materialen en menseninzet. Wel worden hier veelal kaders in gesteld: de ruimten die schoongemaakt moeten worden, de frequentie van schoonmaak, bandbreedte qua uitvoeringstijden, de elementen binnen deze ruimten en de verwachte kwaliteit na schoonmaak.  

Om kwaliteit te monitoren wordt steeds vaker gekozen voor een gecombineerde meting: technische kwaliteit, belevingsaspecten en schoonmaakproces. 

Basis op orde houden
Om grip te hebben op de ontwikkeling van het contract is het van belang de contractdocumenten actueel te houden en afspraken gemakkelijk voor handen te hebben. Een contractdossier is en must met daarin de belangrijkste contractdocumenten (incl. een samenvatting want dat werkt prettig), ruimte- & locatiegegevens, rapportages, verslagen, programma’s, planningen etc. Daarnaast een contractkalender waarin de belangrijkste momenten gedurende de uitvoeringsfase van het contract zijn vastgelegd, net als de overleg- en evaluatiemomenten.  

Relevante factoren
Naast de basis op orde, vraagt contractmanagement voor facilitaire overeenkomsten om nader gereedschap: stakeholders, contractrelaties, risico’s, verplichtingen, financiën en contractbesturing. 

  • Stakeholders: personen of groepen die een belang hebben bij de uitvoering van een contract, zowel direct als indirect. Doel is om te zorgen dat alle stakeholders een positieve bijdrage leveren aan het realiseren van de contractdoelstellingen. Hoe? Identificeren stakeholders in stakeholderoverzicht, bepalen communicatiestrategie per stakeholder, afhankelijk van communicatiestrategie communicatie inplannen, rapportages en overleggen verzorgen.  
  • Contractrelaties: bewaken van afhankelijkheden met andere contracten en impact daarvan op de contractdoelstellingen. Hoe? Identificeren contracten met relatie in de ketensamenwerking en vastleggen van contractrelaties, overleggen en te ontvangen rapportages plannen.  
  • Risico’s: onzekere gebeurtenissen die de realisatie van de contractdoelstellingen kunnen beïnvloeden. Doel is om risico’s vroegtijdig te signaleren en er op in te spelen. Hoe? Regelmatig identificeren van risico’s en bijhorende beheersmaatregelen uitvoeren d.m.v. een risicoblauwdruk  
  • Verplichtingen: monitoren status en voortgang van alle verplichtingen, zowel aan de zijde van de opdrachtgever als aan de zijde van de schoonmaakdienstverlener. Hoe? Verplichtingen vastleggen, KPI-management uitwerken, normen, inventariseren afwijkingen in het nakomen van verplichtingen.  
  • Financiën: betaling van geleverde diensten. Hoe? Factuurcontrole, goedkeuringsprocedures, indexatie, mutaties bijhouden.  
  • Contractbesturing: uit te voeren overleggen en rapportages. Hoe? Opstellen overleg- en rapportagestructuur, initiëren en voorbereiden overleggen, opvolgen acties en besluiten, rapporteren van overleggen.  

Uiteindelijk leidt deze aanpak tot optimaal grip op je contract. Vanuit grip op je contract kun je samen met de schoonmaakdienstverlener verder bouwen en innoveren waardoor de dienstverlening nog meer bijdraagt aan de doelstellingen van de organisatie. 

Wil je advies over of ondersteuning in contractmanagement, neem dan contact op met Matthijs Bergers, Facility consultant, matthijs@contrastcompany.nl, 06-20519249.

Chat openen
Scan de code
Hallo 👋
Kunnen we je helpen?